|
|
 |
|
| Jest systemem zarządzania organizacją pracy, określanym (Business Process Management), który pozwala automatyzować i zarządzać przepływem informacji (dokumentów, zadań itp.) między pracownikami firmy. Zarządzanie przepływem informacji umożliwia aby dokumenty, procesy oraz zadania były przekazywane od jednego wykonawcy do następnego. Szybkie i sprawne wykonanie zadań i procesów zależy od sprawności i szybkości przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi etapami procesu. Implementacja rozwiązania workflow pozwala nie tyko usprawnić i przyspieszyć działania, ale również uprzyjemnić pracę pracowników i w mniejszym stopniu angażować zasoby ludzkie. |
System obiegu dokumentów porządkuje proces odbierania i wysyłania dokumentów. Kluczowym zagadnieniem obiegu dokumentów jest umożliwienie jednoczesnej pracy na tym samym dokumencie wielu osobom. Oznacza to faktyczną, zintegrowaną pracę w zespole, który może być nawet rozproszony terytorialnie. Po zalogowaniu do systemu obiegu dokumentów użytkownik widzi dokumenty, które do niego trafiły. Może przejrzeć historię każdego z nich, dowiedzieć się, kto jest jego autorem, a kto - autorem poprawek. Dokumenty można przydzielać dla innych użytkowników dla ich weryfikacji, potwierdzenia, lub utworzenia nowej wersji dokumentu. System klasyfikuje dokumenty i pozwala grupować je w kartotekach co ułatwia ich wyszukiwanie. Istnieje możliwość kontroli potwierdzeń dowolnych wersji posiadanych dokumentów oraz szczegółowa analiza własnych potwierdzeń. Po za systemem praw dostępu system pozwala na nadawanie praw do przydzielanych zasobów co pozwala np.: przydzielić dokument i zablokować możliwość dalszego przydzielania go innym pracownikom.
Ważnym rozwiązaniem jest implementacja mechanizmu monitorowania i powiadamiania (przez komunikator LogiKom umiejscowiony w pasku zadań) o wszelkich zmianach w dokumencie przez pozostałych jego posiadaczy np.:
- jego edycji,
- konieczności wykonania wymienionych zadań w związku z uczestnictwem w zdefiniowanych zadaniach lub procedurach (np. audit),
- dołączeniu komentarza,
- potwierdzeniach wersji dokumentu (akceptacji, odrzuceniu bądź anulowaniu),
- alarmy o zbliżających się terminach krytycznych,
- innych,
|
 |
|
 Automatyzcja przepływu procesów |
|
|
| Ile może kosztować firmę nie zatwierdzona na czas umowa sprzedaży, zamówienie lub dostawa towaru do klienta. Workflow pozwala zarządzać procesem potwierdzeń oraz umożliwia wgląd w całą historię od powstania (dokumentu, zadania, projektu) przez listę osób posiadających wybrane zasoby po wyszczególnienie kolejności potwierdzeń wybranej wersji dokumentu lub zadania. Pracownik po otrzymaniu dokumentu do potwierdzenia (wiąże się z tym wykonanie pewnych czynności) musi podjąć decyzję, np. o przyjęciu sprawy do realizacji, odrzuceniu z powrotem lub odłożeniu na później, a jego przełożony ma w każdej chwili możliwość kontroli stopnia realizacji sprawy. |
|
|
| Pełna kontrola nad zmianami ( ISO 9000 ) |
|
|
W przypadku dokumentacji technicznej (choć nie tylko) istnieje konieczność kontrolowania zmian w niej dokonywanych, tak aby w dowolnym momencie można było określić która z wersji dokumentu jest aktualna. IT Logic umożliwia pełną kontrolę nad zmianami dokonywanymi w dokumentach poprzez automatyczne powiadamianie zainteresowanych użytkowników o uaktualnieniach dokonywanych w dokumentach, rejestrację zmian w historii dokumentu oraz uniemożliwienie dokonania zmian w zatwierdzonych wydaniach dokumentu. W odróżnieniu od standardowego systemu plików platforma IT logic umożliwia również przechowywanie wielu wersji tego samego dokumentu.
- Tworzenie tzw. "obiektywnego dowodu" każdej operacji co jest wymogiem wdrożenia ISO9000,
- Przez otrzymywane raporty i komentarze możliwe jest analizowanie stanu wdrażania ISO 9000 w firmie,
- Kontrola i odtworzenie w dowolnej chwili ścieżki jaką przebył dany dokument,
. |
System pozwala na rejestrowanie, nadzorowanie i kontrolę stanu realizacji prowadzonych zadań i projektów. Możliwe jest gromadzenie danych i logiczne łączenie informacji o prowadzonych zadaniach co umożliwia tworzenie analiz i raportów. Workflow oferuje elastyczny i efektywny mechanizm workflow management umożliwiający automatyczne sterowanie realizowanymi zadaniami i kontrolę terminów, co zapewnia powtarzalność i zgodność z przyjętymi procedurami. System przepływu zadań pozwala kojarzyć dokumenty z zadaniami i przypisywać wykonanie zadań wybranym pracownikom.
- dzielenie zadań na podzadania,
- łączenie zadań w projekty,
- kontrolę terminów z automatycznym sygnalizowaniem opóźnień w realizacji zadań,
- możliwość sprawdzenia na jakim etapie realizacji znajduje się procedura,
- gromadzenie wszystkich dokumentów i informacji związanych z każdym zadaniem.
|
| Audity pozwlają prześledzić przebieg każdego zadania, dokumentu i sprawy. W zależności od nadanych uprawnień każdy uczestnik otrzymuje dokumenty i informacje o przebiegu procesu oraz zadania, które powinien w ramach jego realizacji wykonać. Każdy audit traktowany jest jako osobny przebieg procesu, który swój bieg rozpoczyna od wnioskodawcy planującego audity, a kończy się szczegółowymi komentarzami i raportami. |
System pozwala na automatyczną obsługę faksów przychodzących i wychodzących przez co możliwy jest dostęp do odebranego lub wysłanego faksu przez moduł użytkownika i zarządzanie faksem jak zwykłym dokumentem w systemie. Faksy mogą być wprowadzane
- automatycznie wszystkie faksy wchodzą do systemu otrzymując numer w książce korespondencyjnej,
- półautomatycznie recepcjonistka lub osoba odpowiedzialna przegląda faksy które przyszły i sama decyduje które faksy powinny być wprowadzone do systemu, pozwala to uniknąć wprowadzania ofert reklamowych lub błędnych faksów,
|
|
Zarządzanie organizacją pracy
|
 |
Usprawnienie komunikacji i pracy grupowej |
|
Kontrola procesów zachodzących wewnątrz firmy |
|
Przygotowanie, planowanie i realizacja auditów wewnętrznych. |
|
Udostępnienie mechanizmów zarządzania projektami oraz nadzoru nad ich grupową realizacją, |
|
Umożliwia wdrożenie i utrzymanie norm ISO 9000. |
|
Obsługa mechanizmu potwierdzeń dokumentów i zadań |
|
Szybki przydział zadań konkretnym pracownikom lub działom |
|
Wdrożenie standardów szablonów procesów i dokumentów |
|
Raporty z postępów wykonania spraw |
|
Zarządzanie dokumentami
|
|
Przejrzysta ewidencja dokumentów |
|
Obsługa procesu tworzenia projektów dokumentów oraz ich zatwierdzania |
|
Śledzenie drogi dokumentów i kontrola realizacji poleceń, |
|
Logiczne i hierarchiczne powiązania dokumentów i informacji |
|
Minimalny czas wyszukiwania dokumentów |
|
Eliminacja papieru jako nośnika informacji, |
|
Archiwizuje i zabezpiecza kopie dokumentów przed zaginięciem, |
|
Zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentów |
|
|
|
|
|
|
